La mayoría de las organizaciones definen para principios de año una planificación para poder llevar a cabo sus metas estratégicas. Es muy importante tener orden a la hora de gestionar las diferentes iniciativas, sin embargo, los planes a largo plazo pierden valor cuando nos movemos en entornos de incertidumbre.

A la hora de gestionar el cambio no podemos basarnos en experiencias pasadas tal y como comentamos en esta publicación. Es por ello que desde Surfeando el cambio utilizamos un enfoque adaptativo a la hora de ejecutar las iniciativas de cambio.

Definiendo un conjunto de experimentos

Veamos un ejemplo concreto de iniciativa de cambio para poder explicar cómo realizamos la ejecución con enfoque adaptativo. El contexto inicial al que nos enfrentamos fue el siguiente:

• Meta estratégica: aumentar la coordinación en las diferentes iniciativas de innovación del grupo empresarial
• Contexto organizativo: Se había creado previamente una estructura organizativa basada en una comunidad para poder compartir las diferentes iniciativas de innovación, alinear la estrategia y generar iniciativas de trabajo conjunto. Los equipos estaban localizados en diferentes partes del mundo y pertenecían a estructuras organizativas diferentes.
• Meta de la iniciativa de cambio: Aumentar la participación de los diferentes equipos de innovación del grupo empresarial en la comunidad de innovación

Planteamos por tanto realizar experimentos basados en 2 hipótesis:

• Experimento 1: Si se definen actividades para que los diferentes equipos compartan el conocimiento y las iniciativas que están realizando se aumentará el alineamiento y la generación de iniciativas de trabajo conjunto
• Experimento 2: Si se evoluciona el marco de funcionamiento de la estructura organizacional existente en base a las necesidades y propuestas de los diferentes equipos aumentaremos la participación y el compromiso

Se definieron el detalle de los experimentos a realizar que modelamos y ejecutamos siguiendo el proceso de trabajo que ya detallamos en el siguiente artículo

Ahora necesitábamos orquestar estos experimentos de una forma coherente y ordenada. Pusimos el foco en las siguientes premisas sobre la iniciativa de cambio que previamente habíamos definido utilizando la estructura que comentamos en este post:

• Es importante introducir los cambios poco a poco y espaciados en el tiempo para poder observar, sin aumentar la complejidad, cómo va evolucionando el contexto
• Es clave establecer unas métricas que nos ayuden a ir midiendo la evolución hacia la meta en el tiempo
• Es fundamental recoger la evolución de las personas hacia el cambio manteniendo un equilibrio entre las fuerzas promotoras y las resistencias.

Llegaba el momento de seleccionar experimentos, esta es la parte más difícil porque elegir es renunciar, por ello necesitábamos reflexionar sobre cómo priorizar el lanzamiento y ejecución de los mismos.

Definimos primeramente una serie de variables que queríamos optimizar utilizando esta tabla:

Además clasificamos nuestros experimentos respecto a cómo era el cambio utilizando esta tabla:

De esta forma la toma de decisiones nos resultó más sencilla y pudimos pasar a la acción ejecutando los diferentes experimentos durante un tiempo suficiente para poder ir recogiendo los aprendizajes (3-6 meses según se defina en cada experimento).

El entorno y el camino a seguir eran inciertos, los cambios producían otros cambios, por lo que fuimos actualizando la foto de la ejecución de la iniciativa, redefiniendo nuevos experimentos en base a lo aprendido y priorizando los siguientes a llevar a cabo.

Este enfoque adaptativo nos permitió navegar en la incertidumbre y ser capaces de traccionar el cambio desde las tareas.

Ejemplo de representación visual de la ejecución

Compartimos una estructura que nos permite trabajar de una forma más ordenada y representar visualmente los experimentos que ejecutamos dentro de una iniciativa de cambio. Además nos permite generar nuevas instantáneas cada vez que realicemos una sesión de revisión para representar el camino que hemos ido tomando. Ejemplo:

Aunque es solamente un ejemplo, busca siempre coger aquello que te interesa, crear lo que te falte y trasladarlo a tu contexto.

Conclusiones

• Utilizar un enfoque adaptativo nos ayuda a tomar decisiones en la incertidumbre basadas en los aprendizajes
• Hay que poner el foco en orquestar la ejecución de las iniciativas de cambio de una forma ordenada y coherente sin perder la flexibilidad que nos permita evolucionar
• Una representación visual de la ejecución de la iniciativa de cambio nos ayuda a tener las distintas fotos del camino que hemos ido ejecutando

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