Empecemos por lo básico, ¿qué es el diseño de estructuras organizativas? Es el proceso por el cual construimos y ajustamos la estructura de la organización para que esta consiga sus objetivos. Además es el vehículo mediante el cual se ejecuta la estrategia empresarial y por tanto debe ser considerado como una actividad crítica.

Cada organización requiere de una estructura singular. No hay una estructura que pueda servir igual de bien para organizaciones distintas.

Además es una tarea compleja, ¿por qué?, por el número de variables que se han de conjugar, por ejemplo: las metas estratégicas, la naturaleza de la industria, la intensidad competitiva, la tecnología, la intensidad del cambio requerido, la necesidad de integrar perspectivas a corto y largo plazo, la personalidad de los líderes etc… como ves, son muchísimas

Estructuras para favorecer la gestión del cambio

Desde Surfeando el cambio hemos trabajado con algunas estructuras que tienen como base el compromiso de unos con otros y que son idóneas para la gestión del cambio.

Las comunidades

Si preguntas a diferentes personas qué es una comunidad, te darás cuenta de la diversidad de opiniones, y es que las comunidades cada uno las entiende de una forma.

Desde Surfeando el cambio entendemos una comunidad como una estructura organizativa que facilita un ecosistema para enfocar a las personas a llevar a cabo un propósito. Ya hemos hablado de ellas anteriormente.

Esta definición te puede parecer muy abstracta, así que vamos con ejemplos.

Dentro de nuestra organización tenemos a diferentes equipos trabajando cada uno en sus proyectos o productos, algunos incluso en el mismo. Estamos teniendo problemas con el Know-How de la organización, vemos que está fragmentado en diferentes partes y que no existe un único punto donde encontrarlo. Además vemos que diferentes equipos de trabajo están realizando cosas parecidas, en algunos casos incluso iguales.

Para resolver estos problemas podemos realizar el diseño de una comunidad. La diseñaremos con base a las necesidades que tenemos actualmente y después la iremos evolucionando porque todo aquello que no se mejora se degrada con tiempo.

Siguiendo con el ejemplo, lo primero que necesitaremos es crear una base de conocimiento. Esta base será única para que todos los equipos puedan consultar y aportar información a la misma fomentando la co-creación e inteligencia colectiva y mitigando el riesgo de la generación de silos de conocimiento. Después podemos generar una sesión donde los equipos cuenten qué están haciendo y que de ahí puedan surgir colaboraciones cruzadas entre equipos. Conforme se vaya estableciendo la estructura, surgirán nuevas necesidades de las propias personas, porque ven el potencial que tiene la comunidad y por ejemplo propondrán crear un panel donde puedan publicar problemas en los que necesitan ayuda.

Las comunidades son una estructura muy potente, no hay dos iguales, porque no hay organizaciones iguales, cada organización necesita diseñar la suya. También sirven para potenciar la cultura de la empresa, la satisfacción de los empleados, retención del talento etc…

Las Task-Forces

Son equipos que prueban nuevas maneras de hacer las cosas para resolver los retos actuales de la organización, obteniendo quick wins y buenas prácticas. Son equipos de exploración.

Un ejemplo de Task Force sería crear un equipo con los roles necesarios de negocio y tecnología para que trabajen como un solo equipo, otro ejemplo sería cambiar el flujo de entrega de los proyectos.

Estos equipos se centran en la ejecución de experimentos con la idea de probar nuevas maneras de hacer las cosas, de forma acotada, en un entorno controlado, haciéndolo a pesar de no tener el resto del entorno listo, de esta forma podemos probar cosas de forma temprana y generar aprendizajes sobre lo que puede pasar. Siguiendo con los ejemplos anteriores, pueden conseguir realizar la entrega de un producto de negocio en manos de los clientes con un 20% menos de tiempo que con la estructura existente de nuestra organización.

Al final estos equipos son los que van probando diferentes maneras de hacer las cosas y lo que obtenemos es lo que funciona y lo que no en nuestra organización.

Red del cambio

Esta estructura está enfocada principalmente a funcionar como si de un virus se tratase, es la que va propagando los cambios, la que detecta que está habiendo un problema que no tiene un canal formal para hacerlo visible, la que recopila aprendizajes etc…

Normalmente este equipo está conformado por los promotores, los que hacen todo lo posible para que los cambios funcionen. Esta estructura juega un papel clave a la hora de escalar los cambios y propagar buenas prácticas

Riesgos de las estructuras organizativas

Pasamos a comentar algunos de los riesgos o problemas que nos podemos encontrar en las estructuras organizativas:

• Realizar los cambios pensando en problemas del pasado, sin mirar adecuadamente al futuro
• Copiar las estructuras de otras organizaciones que funcionan pensando que tu organización no es singular realizando una simplificación de un problema complejo
• No realizar un chequeo de las estructuras ya que al cambiar el contexto siempre se necesita un mantenimiento periodico para su buen funcionamiento

Conclusiones

Podemos concluir que:

• La estructura organizativa es el vehículo mediante el cual se ejecuta la estrategia empresarial
• Cada organización requiere de una estructura singular. No hay una estructura que pueda servir igual de bien para organizaciones distintas
• Las estructuras que tienen como base el compromiso de unos con otros son idóneas para la gestión del cambio

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