Cuando queremos promover un cambio en las organizaciones nos encontramos ante escenarios complejos según se define en el modelo Cynefin. Las variables a considerar son casi infinitas y las relaciones causa-efecto se difuminan imposibilitando extraer conclusiones sobre cuál es la mejor estrategia para poder expandir el cambio.

Existen diferentes formas para traccionar el cambio, por ejemplo, poniendo el foco en la transformación de los roles y funciones, generando una nueva estructura organizacional, modificando la metodología, realizando transformación de las personas en puestos de liderazgo a través del coaching,…

Cada uno de estos enfoques esencialmente busca que las personas de la organización adopten los cambios para ir generando un movimiento coherente hacia la organización futura que queremos alcanzar. Eugenio Molini explica en detalle esto en sus talleres.

¿Cómo podemos generar cambios desde las tareas?

En cada una de las actividades y tareas del día a día tenemos una oportunidad de generar cambio. Las personas van a ir probando los cambios que pueden ser otras formas de organización, nuevas metodologías, modificaciones de roles y funciones, etc.

Introducir cambios desde las tareas nos ofrece las siguientes ventajas:

• Las personas podrán ir adoptando los cambios poco a poco sin romper las actividades del día a día
• Los cambios serán más robustos ya que las personas podrán participar en su evolución contribuyendo con su feedback y sus propuestas de mejora
• Nos permite seleccionar qué cosas nuevas debemos probar para que ayuden a solucionar los problemas de la organización
• Decidimos en qué iniciativas y proyectos introducimos cambios valorando el riesgo de fallo

Un ejemplo donde podemos empezar a aplicarlo:

Contexto

• Tenemos una sesión de 2 horas para definir y acordar la comunicación de los diferentes departamentos al inicio de un proyecto.
• El número de participantes es de 16 personas de los distintos departamentos
• La mayor parte de los participantes no han trabajado juntos y no existen mecanismos de comunicación establecidos

Dinámica de inicio de sesión

• Durante los primeros 10 minutos se plantea a los participantes que en grupos de 4 personas compartan opiniones sobre la siguiente cuestión: ¿qué problemas de comunicación has tenido en anteriores proyectos? Los grupos se diseñan previamente de forma que las personas que no han trabajado previamente estén en el mismo.
• En los siguientes 5 minutos un portavoz de cada grupo expone las conclusiones
• Se rotan los equipos y en los siguientes 10 minutos se debate sobre la siguiente cuestión: ¿qué haría que la comunicación fuera un éxito?
• Los últimos 5 minutos un portavoz de cada grupo expone las conclusiones

Con esta sencilla dinámica hemos probado una nueva manera de extraer conclusiones en una reunión consiguiendo varios quick wins:

• Generar un espacio de participación para todos los participantes
• Enfocar la energía de todos los participantes hacia la resolución de la tarea
• Generar conversaciones entre participantes que no habían interaccionando previamente
• Recoger los aprendizajes de todos los participantes sobre qué no ha funcionado en anteriores ocasiones
• Recoger una lista de requerimientos para que funcione la comunicación.

Conclusiones

Podemos concluir que :

• Podemos aprovechar las actividades y tareas del día a día como una oportunidad para generar cambio
• Los cambios se robustecen si las personas los prueban activamente en su día a día contribuyendo con su feedback y sus propuestas de mejora
• Es importante seleccionar en qué iniciativas y proyectos introducimos cambios valorando el riesgo
• Hay que enfocar la energía de los participantes en resolver la tarea generando un espacio seguro para probar los cambios

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